Jetzt mit DATEV bequem auf die E-Rechnung umstellen

Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen mit ihren steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, die Waren oder Leistungen an andere im Inland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen, d. h. es geht nur um Business-to-Business-Umsätze bei Geschäften von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen.

Nicht von der E-Rechnungs­pflicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen bzw. Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten.

Ausnahme Kleinunternehmer: Kleinunternehmer sind auch über die Übergangsfristen hinaus von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen zu erstellen. Kleinunternehmer können damit weiterhin sonstige Rechnungen wie Papierrechnungen oder auch andere elektronische Rechnungsformate wie PDF-Rechnungen ausstellen (§ 19 Abs. 1 UStG neu, § 34a UStDV neu).
Wichtiger Hinweis: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 gilt auch für Kleinunternehmer.

Als Unternehmer benötigen Sie für die E-Rech­nungs­platt­form ein DATEV-Konto. Ein bereits vorhandenes Zugangsmedium wie SmartCard oder SmartLogin kann hier nicht verwendet werden.

Über den Link Jetzt starten können Sie entweder ein neues DATEV-Konto erstellen oder sich mit einem vorhandenen DATEV-Konto anmelden.

Details dazu finden Sie hier: DATEV E-Rech­nungs­platt­form bestellen – DATEV Hilfe-Center

Für registrierte Nutzerinnen und Nutzer der DATEV E-Rech­nungs­plattform ergeben sich durch die Buchung des DATEV E-Rech­nungs­postfachs zahlreiche Vorteile beim Rechnungseingang:

• Empfang von E-Rechnungen aus dem TRAFFIQX^®-Netzwerk, dem Peppol-Netzwerk oder per E-Mail und automatische Bereitstellung aller Eingangsrechnungen in Ihrem Posteingang
• Automatische Weiterleitung an DATEV Unternehmen online für die Weiterverarbeitung und GoBD-konforme Archivierung der Eingangsrechnungen
• Sicherer Zustellweg mit integrierter Virenprüfung und mit weiteren Sicherheitsmechanismen
• Unterstützung gängiger E-Rech­nungs­formate, z. B. XRechnung und ZUGFeRD 2.x, sowie Empfang von sonstigen Rechnungen im PDF-Format
• Empfang im Wunschformat (ZUGFeRD 2.x oder XRechnung) über das TRAFFIQX^®-Netzwerk
• Validierung von eingehenden E-Rechnungen zur Sicherstellung der (zukünftigen) umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen an Rechnungen
• Visualisierung der strukturierten Daten von eingehenden E-Rechnungen
• E-Rech­nungs­empfang auch für Kundinnen und Kunden ohne DATEV Unternehmen online nutzbar

Alle Kunden (Neu- und Bestandskunden) können das DATEV E-Rech­nungs­postfach bis zum 30.06.2026 kostenfrei nutzen. Ab 01.07.2026 beginnt die Bepreisung mit folgenden Konditionen:

• Der Rechnungsempfang bleibt unabhängig vom Übertragungsweg kostenfrei.
• Der Rechnungsversand aus allen DATEV-Rechnungsschreibungslösungen (Eigenorganisation, Kanzleimanagement, Auftragswesen) ist kostenfrei.
• Der Rechnungsversand aus Drittsystemen kostet 0,50 € je Ausgangsrechnung. Der Preis wird monatlich in Rechnung gestellt.
• Das Postfach ist monatlich zum Monatsende kündbar.

Es fallen keine Einrichtungskosten und keine Grundgebühr an (reines Pay-per-Use). Die Abrechnung erfolgt per Rechnung / Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal.

Alle Kunden (Neu- und Bestandskunden) können die DATEV E-Rech­nungs­schreibung bis zum 30.06.2026 kostenfrei nutzen. Ab 01.07.2026 beginnt die Bepreisung mit pauschal nur 5,00 € pro Kalenderjahr. Diese Leistung ist optional buchbar und jährlich kündbar.

Es fallen keine Einrichtungskosten an. Die Abrechnung erfolgt per Rechnung / Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal.

Folgende Leistungen werden angeboten:

• der Empfang über das TRAFFIQX^®-Netzwerk, das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail
• eine Übersicht über alle empfangenen Rechnungen (E-Rech­nungen und PDF) im Eingangspostfach über die Speicherdauer (90 Tage)
• ein Rechnungseingangsbuch (über die Protokollierung des Postfachs)
• bei (kostenlosem) Empfang über das TRAFFIQX^®-Netzwerk die Zustellung im Wunschformat (ZUGFeRD oder XRechnung), z. B. für vorhandene rechnungsverarbeitende Systeme (wird für DATEV Unternehmen online nicht benötigt)
• die Virenprüfung der empfangenen Daten im DATEV-Rechenzentrum
• die Identifizierung der Versender im TRAFFIQX^®-Netzwerk und damit die Verhinderung von Betrugsfällen (bei DATEV durch Identverfahren, andere Methoden bei anderen Providern)
• die Validierung der Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben und ab 2027 Abweisung invalider E-Rech­nungen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, und Info an den Versender
• die Visualisierung der XML-Daten (auch bei ZUGFeRD, da diese die eigentliche Rechnung darstellen) und Anzeige der Anhänge
• die automatisierte Übergabe aller Rechnungen an DATEV Unternehmen online (und damit ein durchgängiger GoBD-konformer Prozess)
• der Download von Originalrechnung inkl. Anhängen

Folgende Leistungen werden angeboten:

• der kostenlose Versand von mit DATEV Rechnungsschreibungs-Lösungen erzeugten Rechnungen
• die Bereitstellung der Rechnungsdaten im Ausgangspostfach per Schnittstelle oder per E-Mail aus einer rechnungserstellenden Anwendung
• die Erstellung der E-Rech­nung in den Formaten ZUGFeRD 2.x oder XRechnung (zukünftig auch Peppol BIS Billing 3.0)
  • Standard ist ZUGFeRD
  • beim Versand über das TRAFFIQX^®-Netzwerk im Wunschformat des Empfängers
  • beim Versand über das Peppol-Netzwerk als XRechnung (oder Peppol BIS Billing 3.0)
• die Sicherstellung der Validität von E-Rech­nungen und von ZUGFeRD-Rechnungen
• der sichere Versand der Rechnung über das TRAFFIQX^®-Netzwerk, das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail (transportverschlüsselt)
• eine Übersicht über alle versendeten Rechnungen im Ausgangspostfach über die Speicherdauer
• ein Rechnungsausgangsbuch (über die Protokollierung des Postfachs)
• die Rückmeldung des Status „Zugestellt“ (Netzwerke) oder „Versendet“ (E-Mail). Rechnungen im Status „Zugestellt“ gelten als rechtswirksam empfangen. Zahlungsfristen beginnen mit diesem Zeitpunkt.
• die Visualisierung der XML-Daten (auch bei ZUGFeRD, da diese die eigentliche Rechnung darstellen), und Anzeige der Anhänge
• die automatisierte Übergabe aller Rechnungen an DATEV Unternehmen online
• geplant: die automatisierte Bereitstellung der erstellten Originalrechnung sowie weiterer Daten (z. B. Status) an das rechnungserstellende System per Schnittstelle
• der Download von Originalrechnung inkl. Anhängen
• die rechtzeitige Bereitstellung neuer Versionen der unterstützten E-Rech­nungs­formate, inkl. insbes. der Erweiterungen der Norm EN 16931
• zukünftig: die Möglichkeit zur Erfassung weiterer optionaler Felder in der E-Rech­nung, die vom Rechnungsschreibungssystem nicht unterstützt werden

Folgende Meldepflichten werden für den Rechnungsversand und -empfang erwartet:

• voraussichtlich ab 2028 die Umsatzsteuermeldung an die Finanzverwaltung in Deutschland
• voraussichtlich ab 2030 die Umsatzsteuermeldung in der EU

Die DATEV E-Rechnungs­plattform wird alle kommenden Meldepflichten rechtzeitig unterstützen.

Das TRAFFIQX^®-Netzwerk ist eines der größten Rechnungsaustausch-Netzwerke in Deutschland, bestehend aus 8 unabhängigen Providern (z. B. DATEV, Bundesdruckerei, Ricoh) und mit ca. 130.000 Kunden. Alle Nutzer des DATEV E-Rech­nungs­postfachs werden im Netzwerk registriert. Rechnungen bleiben innerhalb des Netzwerks, was für hohe Sicherheit sorgt. Zudem profitieren Sender und Empfänger von Prozessvorteilen wie der Zustellbestätigung und der Wahl des Rechnungsformats. Geschäftspartner können sich über die TRAFFIQX^®-ID verbinden.

Das Peppol-Netzwerk, entwickelt von der Non-Profit-Organisation OpenPeppol, ermöglicht die grenzübergreifende, elektronische und standardisierte Abwicklung von Beschaffungsprozessen – einschließlich der Übertragung elektronischer Rechnungen. Es wurde ursprünglich für die öffentliche Verwaltung entwickelt, steht Unternehmen aber auch über ca. 40 privatwirtschaftliche Access-Points in Deutschland zur Verfügung. Im Gegensatz zum TRAFFIQX^®-Netzwerk stellt das Peppol-Netzwerk keine zentrale Infrastruktur bereit, sondern setzt Standards und Regeln für den Datenaustausch zwischen den Access-Points und sorgt so u. a. für die Datensicherheit.

Geschäftspartner können sich über das Netzwerk verbinden und die Formate XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0 austauschen. Außerdem sind Status-Informationen für Versender in Deutschland geplant.

Die in den DATEV-Anwendungen verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen der Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung mitbringt, müssen die Inhalte für die Anwender visualisiert werden: Dies geschieht durch einen Viewer in der empfangenden Software (z. B. DATEV Unternehmen online), der den strukturierten Datensatz der E-Rechnung über ein Sichtdokument für das menschliche Auge lesbar macht. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x besteht aus der Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Damit ist eine automatische und elektronische Verarbeitung möglich.

PDF-Dateien, Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen sind keine E-Rechnungen. Sie erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen.

Aktuell häufen sich Fälle manipulierter PDF-Rechnungsdokumente, die per E-Mail versendet wurden. Das übliche Prinzip: Dritte verschaffen sich Zugriff auf das E-Mail-Konto eines Empfängers oder Versenders von Rechnungen. Dort manipulieren sie die eingegangene E-Mail und tauschen die IBAN innerhalb des PDF-Rechnungsdokuments durch eine andere aus. Sie ergänzen zusätzlich einen neuen Kontoinhaber, vermutlich mit der Absicht, das neue Verification-of-Payee-Verfahren zu umgehen. Ziel ist es, die Überweisung des Rechnungsbetrags an ein fremdes Konto zu erwirken.

Wichtig für Rechnungsstellende:

• Nutzen Sie einen sicheren Übertragungsweg zur Übermittlung von E-Rechnungen. Beispielsweise die DATEV E-Rechnungs­­plattform in Verbindung mit Peppol und TRAFFIQX^®. Wer sich dort registriert, seine Stammdaten hinterlegt und das DATEV E-Rechnungs­postfach nutzt, ist jederzeit direkt und sicher adressierbar und profitiert von unserem derzeit kostenfreien Angebot. Die Datenübertragung bei Peppol und TRAFFIQX^® erfolgt verschlüsselt.
• Wenn Sie sich dazu entscheiden, E-Rechnungen weiterhin über E-Mail zu versenden, überprüfen Sie regelmäßig die Aktivitäten Ihres E-Mail-Kontos auf ungewöhnliche Anmeldungen oder Änderungen, wie beispielsweise ungewöhnliche E-Mail-Filter und Weiterleitungsregeln. Nutzen Sie die Multifaktor-Authentifizierung zur Verbesserung der Sicherheit Ihres E-Mail-Kontos. Ein Blick in den „Gesendet-Ordner“ gibt Aufschluss über von Dritten versandte, manipulierte E-Mails. Haben Sie den Verdacht, dass Ihr E-Mail-Konto übernommen wurde, ändern Sie umgehend Ihr Passwort (BSI – sichere Passwörter erstellen). Informieren Sie Ihren Rechnungsempfänger über die aktuelle Betrugsmasche und kontaktieren Sie Ihre Ansprechstelle bei der Polizei. Beachten Sie außerdem unsere Hinweise zum Schutz vor Social Engineering sowie unsere Hilfe im Ernstfall.

Wichtig für Rechnungsempfänger:

• Fordern Sie Ihren Geschäftspartner auf, einen sicheren Übertragungsweg zur Übermittlung von E-Rechnungen zu verwenden. Beispielsweise die DATEV E-Rechnungs­plattform in Verbindung mit Peppol und TRAFFIQX^®. Wer sich dort registriert, seine Stammdaten hinterlegt und das DATEV E-Rechnungs­postfach nutzt, ist jederzeit direkt und sicher adressierbar und profitiert von unserem derzeit kostenfreien Angebot. Die Datenübertragung bei Peppol und TRAFFIQX^® erfolgt verschlüsselt.
• Wenn Sie sich dazu entscheiden, E-Rechnungen weiterhin per E-Mail zu empfangen, prüfen Sie, ob diese mit einer gültigen digitalen DATEV-Signatur versehen ist. E-Mails, die von DATEV stammen, sind in der Regel mit einer digitalen DATEV-Signatur signiert. Informationen zu Zertifikaten und zur digitalen Signatur finden Sie unter https://go.datev.de/zertifikate. Fehlt die digitale DATEV-Signatur, ist dies jedoch noch nicht automatisch das Zeichen für einen Betrug. Seien Sie in diesem Fall jedoch aufmerksam und beachten Sie die weiteren Hinweise.
  • Überprüfung der Kontodaten innerhalb einer PDF-Rechnung:
    Überprüfen Sie, ob im unteren Bereich der PDF-Rechnung vor der IBAN ein Kontoinhaber eingesetzt wurde. Wenn ja, vergleichen Sie diesen mit dem tatsächlichen Absender der Rechnung. Bei Auffälligkeiten bzw. Unstimmigkeiten kontaktieren Sie den Rechnungsschreiber unbedingt telefonisch – nicht per E-Mail! Im Falle einer Manipulation der Rechnung ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass eine Rückfrage per E-Mail ebenfalls abgefangen und verfälscht wird.

Link für die Ansprechstelle bei der Polizei:
https://www.polizei.de/Polizei/DE/Einrichtungen/ZAC/zac node.html
Link für die Meldung betrügerischer IBANs bei der BaFin:
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html

Siehe auch:
Warum ist PDF keine E-Rechnung?

Die E-Rechnung bietet viele Vorteile für alle Beteiligten: So profitieren Sie von effizienteren Arbeitsabläufen – vom eigentlichen Rechnungsprozess über Freigaben bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung. Durch das vollständig automatisierte Verfahren haben Sie weniger Zeitaufwand – auch weil weniger Fehler entstehen. Gleichzeitig ermöglicht es Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Kosten für Druck, Porto und Versand. Da sämtliche Rechnungsdaten digital verfügbar sind, profitieren alle im Unternehmen von mehr Daten-Transparenz, was auch die Buchführung bis hin zum Jahresabschluss vereinfacht. Zudem profitieren Sie von einem optimierten Cash-Management, da das beschleunigte Verfahren Skontoabzüge ermöglicht und die Mahnquote sinkt.

Generell gilt die E-Rechnungs­pflicht für den Empfang von E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Die folgenden Übergangsregelungen gelten nur für den Versand:

01.01.2025–31.12.2026
Seit dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen können jedoch weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027–31.12.2027
Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen versenden oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – ein anderes elektronisches Rechnungsformat verwenden. Diese sogenannten „sonstigen Rechnungen“ entsprechen nicht der EN 16931 (z. B. PDF etc.). Bis 31.12.2027 sind auch EDI-Verfahren zulässig.

Ab 01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen – mit Ausnahme von Kleinunternehmen nach § 19 UstG – im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.