E-Rechnung: mit DATEV auf der sicheren Seite

Als Unternehmer benötigen Sie für die E-Rech­nungs­platt­form ein DATEV-Konto. Ein bereits vorhandenes Zugangsmedium wie SmartCard oder SmartLogin kann hier nicht verwendet werden.

Über den Link Jetzt kostenlos starten können Sie entweder ein neues DATEV-Konto erstellen oder sich mit einem vorhandenen DATEV-Konto anmelden.

Details dazu finden Sie hier: DATEV E-Rech­nungs­platt­form bestellen – DATEV Hilfe-Center

Ab 01.01.2025 gilt die E-Rechnungs­pflicht für den Empfang von E-Rechnungen. Spätestens bis 2028 müssen Rechnungen dann auch elektronisch erstellt und im richtigen Format versendet werden. Daher muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und eingehende E-Rechnungen weiterzuverarbeiten. Die E-Rechnungs­plattform bietet Ihnen hier eine komfortable Lösung. Um in Ihrem Unternehmen das neue, elektronische Verfahren rechtzeitig kennenzulernen, ist es sinnvoll, bereits jetzt mit der DATEV E-Rechnungs­plattform zu starten. So können Sie auch schon frühzeitig von den Vorteilen des elektronischen Rechnungsprozesses profitieren.

Die E-Rechnung bietet viele Vorteile für alle Beteiligten: So profitieren Sie von effizienteren Arbeitsabläufen – vom eigentlichen Rechnungsprozess über Freigaben bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung. Durch das vollständig automatisierte Verfahren haben Sie weniger Zeitaufwand – auch weil weniger Fehler entstehen. Gleichzeitig ermöglicht es Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Kosten für Druck, Porto und Versand. Da sämtliche Rechnungsdaten digital verfügbar sind, profitieren alle im Unternehmen von mehr Daten-Transparenz, was auch die Buchführung bis hin zum Jahresabschluss vereinfacht. Zudem profitieren Sie von einem optimierten Cash-Management, da das beschleunigte Verfahren Skontoabzüge ermöglicht und die Mahnquote sinkt.

Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen mit ihren steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, die Waren oder Leistungen an andere im Inland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen, d. h. es geht nur um Business-to-Business-Umsätze bei Geschäften von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen.

Nicht von der E-Rechnungs­pflicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen bzw. Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten.

Die in den DATEV-Anwendungen verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen der Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung mitbringt, müssen die Inhalte für die Anwender visualisiert werden: Dies geschieht durch einen sogenannten Viewer in der empfangenden Software (z. B. DATEV Unternehmen online), der den strukturierten Datensatz der E-Rechnung über ein Sichtdokument für das menschliche Auge lesbar macht. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x besteht aus der Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.

Eine PDF-Rechnung wird in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich um eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierten Daten enthält und daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Eine PDF-Rechnung ist per Definition eine „sonstige Rechnung“.

Generell gilt die E-Rechnungs­pflicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025, für den Versand gelten Übergangsregelungen vom 01.01.2025 bis 31.12.2027.

01.01.2025–31.12.2026
Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen können jedoch weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027–31.12.2027
Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen versenden oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – ein anderes elektronisches Rechnungsformat verwenden. Diese sogenannten „sonstigen Rechnungen“ entsprechen nicht der EN 16931 (z. B. PDF etc.). Bis 31.12.2027 sind auch EDI-Verfahren zulässig.

Ab 01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.

Für registrierte Nutzerinnen und Nutzer der DATEV E-Rech­nungs­plattform ergeben sich durch die Buchung des DATEV E-Rech­nungs­postfachs zahlreiche Vorteile beim Rechnungseingang:

• Empfang von E-Rechnungen aus dem TRAFFIQX-Netzwerk, dem Peppol-Netzwerk oder per E-Mail und automatische Bereitstellung aller Eingangsrechnungen in Ihrem Posteingang
• Automatische Weiterleitung an DATEV Unternehmen online für die Weiterverarbeitung und GoBD-konforme Archivierung der Eingangsrechnungen
• Sicherer Zustellweg mit integrierter Virenprüfung und mit weiteren Sicherheitsmechanismen
• Unterstützung gängiger E-Rechnungsformate, z. B. XRechnung und ZUGFeRD 2.x, sowie Empfang von sonstigen Rechnungen im PDF-Format
• Empfang im Wunschformat (ZUGFeRD 2.x oder XRechnung) über das TRAFFIQX-Netzwerk
• Validierung von eingehenden E-Rechnungen zur Sicherstellung der (zukünftigen) umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen an Rechnungen
• Visualisierung der strukturierten Daten von eingehenden E-Rechnungen
• E-Rechnungsempfang auch für Kundinnen und Kunden ohne DATEV Unternehmen online nutzbar

Das TRAFFIQX-Netzwerk ist eines der größten Rechnungsaustausch-Netzwerke in Deutschland, bestehend aus 8 unabhängigen Providern (z. B. DATEV, Bundesdruckerei, Ricoh) und mit ca. 130.000 Kunden. Alle Nutzer des DATEV E-Rech­nungs­postfachs werden im Netzwerk registriert. Rechnungen bleiben innerhalb des Netzwerks, was für hohe Sicherheit sorgt. Zudem profitieren Sender und Empfänger von Prozessvorteilen wie der Zustellbestätigung und der Wahl des Rechnungsformats. Geschäftspartner können sich über die TRAFFIQX-ID verbinden.

Das Peppol-Netzwerk, entwickelt von der Non-Profit-Organisation OpenPeppol, ermöglicht die grenzübergreifende, elektronische und standardisierte Abwicklung von Beschaffungsprozessen – einschließlich der Übertragung elektronischer Rechnungen. Es wurde ursprünglich für die öffentliche Verwaltung entwickelt, steht Unternehmen aber auch über ca. 40 privatwirtschaftliche Access-Points in Deutschland zur Verfügung. Im Gegensatz zum TRAFFIQX-Netzwerk stellt das Peppol-Netzwerk keine zentrale Infrastruktur bereit, sondern setzt Standards und Regeln für den Datenaustausch zwischen den Access-Points und sorgt so u. a. für die Datensicherheit.

Geschäftspartner können sich über das Netzwerk verbinden und die Formate XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0 austauschen. Außerdem sind Status-Informationen für Versender in Deutschland geplant.