Philipp Lahm setzt auf die DATEV E-Rechnungs­plattform

Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen mit ihren steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, die Waren oder Leistungen an andere im Inland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen, d. h. es geht nur um Business-to-Business-Umsätze bei Geschäften von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen.

Nicht von der E-Rechnungs­pflicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen bzw. Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten.

Ausnahme Kleinunternehmer: Kleinunternehmer sind auch über die Übergangsfristen hinaus von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen zu erstellen. Kleinunternehmer können damit weiterhin sonstige Rechnungen wie Papierrechnungen oder auch andere elektronische Rechnungsformate wie PDF-Rechnungen ausstellen (§ 19 Abs. 1 UStG neu, § 34a UStDV neu).
Wichtiger Hinweis: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 gilt auch für Kleinunternehmer.

Als Unternehmer benötigen Sie für die E-Rech­nungs­platt­form ein DATEV-Konto. Ein bereits vorhandenes Zugangsmedium wie SmartCard oder SmartLogin kann hier nicht verwendet werden.

Über den Link Jetzt starten können Sie entweder ein neues DATEV-Konto erstellen oder sich mit einem vorhandenen DATEV-Konto anmelden.

Details dazu finden Sie hier: DATEV E-Rech­nungs­platt­form bestellen – DATEV Hilfe-Center

Für registrierte Nutzerinnen und Nutzer der DATEV E-Rech­nungs­plattform ergeben sich durch die Buchung des DATEV E-Rech­nungs­postfachs zahlreiche Vorteile beim Rechnungseingang:

• Empfang von E-Rechnungen aus dem TRAFFIQX^®-Netzwerk, dem Peppol-Netzwerk oder per E-Mail und automatische Bereitstellung aller Eingangsrechnungen in Ihrem Posteingang
• Automatische Weiterleitung an DATEV Unternehmen online für die Weiterverarbeitung und GoBD-konforme Archivierung der Eingangsrechnungen
• Sicherer Zustellweg mit integrierter Virenprüfung und mit weiteren Sicherheitsmechanismen
• Unterstützung gängiger E-Rech­nungs­formate, z. B. XRechnung und ZUGFeRD 2.x, sowie Empfang von sonstigen Rechnungen im PDF-Format
• Empfang im Wunschformat (ZUGFeRD 2.x oder XRechnung) über das TRAFFIQX^®-Netzwerk
• Validierung von eingehenden E-Rechnungen zur Sicherstellung der (zukünftigen) umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen an Rechnungen
• Visualisierung der strukturierten Daten von eingehenden E-Rechnungen
• E-Rech­nungs­empfang auch für Kundinnen und Kunden ohne DATEV Unternehmen online nutzbar

Die Berechnung des DATEV E-Rech­nungs­postfachs startet am 01.07.2025.

Dabei gilt:

• Der Rechnungsversand aus DATEV Rechnungsschreibungs-Lösungen ist kostenfrei.
• Der Rechnungsempfang von EN-16931-Rechnungen inkl. DATEV-Rechnung aus dem TRAFFIQX^®-Netzwerk ist kostenfrei.
• Zusätzlich enthalten sind 25 kostenfreie Rechnungen je Monat.
• Darüber hinaus kostet jede Rechnung im E-Rech­nungs­postfach € 0,50 (Empfang und Versand).
• Das Postfach ist monatlich zum Monatsende kündbar.

Es fallen keine Einrichtungskosten oder eine Grundgebühr an (reiner Pay per Use).
Die Weiterentwicklung der Lösung, insbes. bzgl. rechtlicher Anforderungen, ist im Preis enthalten.
Die Abrechnung erfolgt per Rechnung / Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal.

Folgende Leistungen werden angeboten:

• der Empfang über das TRAFFIQX^®-Netzwerk, das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail
• eine Übersicht über alle empfangenen Rechnungen (E-Rech­nungen und PDF) im Eingangspostfach über die Speicherdauer (90 Tage)
• ein Rechnungseingangsbuch (über die Protokollierung des Postfachs)
• bei (kostenlosem) Empfang über das TRAFFIQX^®-Netzwerk die Zustellung im Wunschformat (ZUGFeRD oder XRechnung), z. B. für vorhandene rechnungsverarbeitende Systeme (wird für DATEV Unternehmen online nicht benötigt)
• die Virenprüfung der empfangenen Daten im DATEV-Rechenzentrum
• die Identifizierung der Versender im TRAFFIQX^®-Netzwerk und damit die Verhinderung von Betrugsfällen (bei DATEV durch Identverfahren, andere Methoden bei anderen Providern)
• die Validierung der Daten gem. den gesetzlichen Vorgaben und ab 2027 Abweisung invalider E-Rech­nungen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, und Info an den Versender
• die Visualisierung der XML-Daten (auch bei ZUGFeRD, da diese die eigentliche Rechnung darstellen) und Anzeige der Anhänge
• die automatisierte Übergabe aller Rechnungen an DATEV Unternehmen online (und damit ein durchgängiger GoBD-konformer Prozess)
• der Download von Originalrechnung inkl. Anhängen

Folgende Leistungen werden angeboten:

• der kostenlose Versand von mit DATEV Rechnungsschreibungs-Lösungen erzeugter Rechnungen
• die Bereitstellung der Rechnungsdaten im Ausgangspostfach per Schnittstelle oder per E-Mail aus einer rechnungserstellenden Anwendung
• die Erstellung der E-Rech­nung in den Formaten ZUGFeRD 2.x oder XRechnung (zukünftig auch Peppol BIS Billing 3.0)
  • Standard ist ZUGFeRD
  • beim Versand über das TRAFFIQX^®-Netzwerk im Wunschformat des Empfängers
  • beim Versand über das Peppol-Netzwerk als XRechnung (oder Peppol BIS Billing 3.0)
• die Sicherstellung der Validität der E-Rech­nung und bei ZUGFeRD-Rechnungen Sicherstellung der Identität zwischen PDF- und XML-Teil
• der sichere Versand der Rechnung über das TRAFFIQX^®-Netzwerk, das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail (transportverschlüsselt)
• eine Übersicht über alle versendeten Rechnungen im Ausgangspostfach über die Speicherdauer
• ein Rechnungsausgangsbuch (über die Protokollierung des Postfachs)
• die Rückmeldung des Status „Zugestellt“ (Netzwerke) oder „Versendet“ (E-Mail). Rechnungen im Status „Zugestellt“ gelten als rechtswirksam empfangen. Zahlungsfristen beginnen mit diesem Zeitpunkt.
• die Visualisierung der XML-Daten (auch bei ZUGFeRD, da diese die eigentliche Rechnung darstellen) und Anzeige der Anhänge
• die automatisierte Übergabe aller Rechnungen an DATEV Unternehmen online
• geplant: die automatisierte Bereitstellung der erstellten Originalrechnung sowie weiterer Daten (z. B. Status) an das rechnungserstellende System per Schnittstelle
• der Download von Originalrechnung inkl. Anhängen
• die rechtzeitige Bereitstellung neuer Versionen der unterstützten E-Rech­nungs­formate, inkl. insbes. der Erweiterungen der Norm EN-16931
• zukünftig: die Möglichkeit zur Erfassung weiterer optionaler Felder in der E-Rech­nung, die vom Rechnungsschreibungssystem nicht unterstützt werden

Folgende Meldepflichten werden für den Rechnungsversand und -empfang erwartet:

• voraussichtlich ab 2028 die Umsatzsteuermeldung an die Finanzverwaltung in Deutschland
• voraussichtlich ab 2030 die Umsatzsteuermeldung in der EU

Die DATEV E-Rechnungsplattform wird alle kommenden Meldepflichten rechtzeitig unterstützen.

Das TRAFFIQX^®-Netzwerk ist eines der größten Rechnungsaustausch-Netzwerke in Deutschland, bestehend aus 8 unabhängigen Providern (z. B. DATEV, Bundesdruckerei, Ricoh) und mit ca. 130.000 Kunden. Alle Nutzer des DATEV E-Rech­nungs­postfachs werden im Netzwerk registriert. Rechnungen bleiben innerhalb des Netzwerks, was für hohe Sicherheit sorgt. Zudem profitieren Sender und Empfänger von Prozessvorteilen wie der Zustellbestätigung und der Wahl des Rechnungsformats. Geschäftspartner können sich über die TRAFFIQX^®-ID verbinden.

Das Peppol-Netzwerk, entwickelt von der Non-Profit-Organisation OpenPeppol, ermöglicht die grenzübergreifende, elektronische und standardisierte Abwicklung von Beschaffungsprozessen – einschließlich der Übertragung elektronischer Rechnungen. Es wurde ursprünglich für die öffentliche Verwaltung entwickelt, steht Unternehmen aber auch über ca. 40 privatwirtschaftliche Access-Points in Deutschland zur Verfügung. Im Gegensatz zum TRAFFIQX^®-Netzwerk stellt das Peppol-Netzwerk keine zentrale Infrastruktur bereit, sondern setzt Standards und Regeln für den Datenaustausch zwischen den Access-Points und sorgt so u. a. für die Datensicherheit.

Geschäftspartner können sich über das Netzwerk verbinden und die Formate XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0 austauschen. Außerdem sind Status-Informationen für Versender in Deutschland geplant.

Die in den DATEV-Anwendungen verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen der Norm EN-16931. Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung mitbringt, müssen die Inhalte für die Anwender visualisiert werden: Dies geschieht durch einen Viewer in der empfangenden Software (z. B. DATEV Unternehmen online), der den strukturierten Datensatz der E-Rechnung über ein Sichtdokument für das menschliche Auge lesbar macht. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x besteht aus der Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.

Eine PDF-Rechnung wird in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich um eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierten Daten enthält und daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Eine PDF-Rechnung ist per Definition eine „sonstige Rechnung“.

Die E-Rechnung bietet viele Vorteile für alle Beteiligten: So profitieren Sie von effizienteren Arbeitsabläufen – vom eigentlichen Rechnungsprozess über Freigaben bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung. Durch das vollständig automatisierte Verfahren haben Sie weniger Zeitaufwand – auch weil weniger Fehler entstehen. Gleichzeitig ermöglicht es Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Kosten für Druck, Porto und Versand. Da sämtliche Rechnungsdaten digital verfügbar sind, profitieren alle im Unternehmen von mehr Daten-Transparenz, was auch die Buchführung bis hin zum Jahresabschluss vereinfacht. Zudem profitieren Sie von einem optimierten Cash-Management, da das beschleunigte Verfahren Skontoabzüge ermöglicht und die Mahnquote sinkt.

Generell gilt die E-Rechnungs­pflicht für den Empfang von E-Rechnungen seit dem 01.01.2025, für den Versand gelten Übergangsregelungen vom 01.01.2025 bis 31.12.2027.

01.01.2025–31.12.2026
Seit dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen können jedoch weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027–31.12.2027
Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen versenden oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – ein anderes elektronisches Rechnungsformat verwenden. Diese sogenannten „sonstigen Rechnungen“ entsprechen nicht der EN-16931 (z. B. PDF etc.). Bis 31.12.2027 sind auch EDI-Verfahren zulässig.

Ab 01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen – mit Ausnahme von Kleinunternehmen nach § 19 UstG – im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.