E-Rechnung: mit DATEV auf der sicheren Seite

Ab 01.01.2025 gilt die E-Rechnungs­pflicht für den Empfang von E-Rechnungen. Spätestens bis 2028 müssen Rechnungen dann auch elektronisch erstellt und im richtigen Format versendet werden. Daher muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und eingehende E-Rechnungen weiterzuverarbeiten. Die E-Rechnungs­plattform bietet Ihnen hier eine komfortable Lösung. Um in Ihrem Unternehmen das neue, elektronische Verfahren rechtzeitig kennenzulernen, ist es sinnvoll, bereits jetzt mit der DATEV E-Rechnungs­plattform zu starten. So können Sie auch schon frühzeitig von den Vorteilen des elektronischen Rechnungsprozesses profitieren.

Die E-Rechnung bietet viele Vorteile für alle Beteiligten: So profitieren Sie von effizienteren Arbeitsabläufen – vom eigentlichen Rechnungsprozess über Freigaben bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung. Durch das vollständig automatisierte Verfahren haben Sie weniger Zeitaufwand, auch weil weniger Fehler entstehen. Gleichzeitig ermöglicht es Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Kosten für Druck, Porto und Versand. Da sämtliche Rechnungsdaten digital verfügbar sind, profitieren alle im Unternehmen von mehr Daten-Transparenz, was auch die Buchführung bis hin zum Jahresabschluss vereinfacht. Zudem profitieren Sie von einem optimierten Cash-Management, da das beschleunigte Verfahren Skontoabzüge ermöglicht und die Mahnquote sinkt.

Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen mit ihren steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, die Waren oder Leistungen an andere im Inland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen, d. h. es geht nur um Business-to-Business-Umsätze bei Geschäften von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen.

Nicht von der E-Rechnungs­pflicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen bzw. Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten.

Die in den DATEV-Anwendungen verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen der Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung mitbringt, müssen die Inhalte für die Anwender visualisiert werden: Dies geschieht durch einen sogenannten Viewer in der empfangenden Software (z. B. DATEV Unternehmen online), der den strukturierten Datensatz der E-Rechnung über ein Sichtdokument für das menschliche Auge lesbar macht. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x besteht aus der Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.

Eine PDF-Rechnung wird in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich um eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierten Daten enthält und daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Eine PDF-Rechnung ist per Definition eine „sonstige Rechnung“.

Generell gilt die E-Rechnungs­pflicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025, für den Versand gelten Übergangsregelungen vom 01.01.2025 bis 31.12.2027.

01.01.2025–31.12.2026
Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen können jedoch weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027–31.12.2027
Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen versenden oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – ein anderes elektronisches Rechnungsformat verwenden. Diese sogenannten „sonstigen Rechnungen“ entsprechen nicht der EN 16931 (z. B. PDF etc.). Bis 31.12.2027 sind auch EDI-Verfahren zulässig.

01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.